Als u een rekening niet of niet op tijd betaalt, kan de organisatie of persoon die u verschuldigd bent (de schuldeiser) betaling van de rekening eisen. De schuldeiser kan hiervoor ook een incassobureau inschakelen. Een incassobureau stuurt u 1 of meerdere aanmaningen (vorderingen). Deze dient u binnen 14 dagen te betalen.
1. Wat is een incassobureau?
Een incassobureau is een bedrijf dat voor u als schuldeiser openstaande vorderingen incasseert. Het incassobureau doet eigenlijk het werk voor u: het wordt de schuldeiser en int de openstaande vordering voor u. Het incassobureau brengt bij de debiteur incassokosten in rekening, die naast de vordering betaald moeten worden.
1.1 De diensten die incassobureaus leveren
- Aanmaningen. Een incassobureau stuurt de debiteur een brief met een herinnering om de openstaande rekening te betalen.
- Dagvaarding. Als een vordering oninbaar blijft, wordt een dagvaarding uitgevaardigd. Dit wordt gedaan door een deurwaarder of een advocaat.
- Debiteurenadministratie. Veel incassobureaus kunnen het debiteurenbeheer overnemen. Dit kan onnodige incasso’s voorkomen.
- Betalingsovereenkomsten. Het incassobureau kan ook een betalingsovereenkomst aangaan met de debiteur.
- Risico analyse. Sommige incassobureaus kunnen het kredietprofiel van een potentiële klant in kaart brengen op basis van informatie over faillissementen, schuldsanering, enz.
2. Wanneer schakel je incassobureau in?
U heeft de mogelijkheid om een incassobureau in te schakelen als u zelf openstaande facturen niet kunt incasseren. Als je een dienst hebt geleverd en aan de eisen hebt voldaan, heb je recht op de afgesproken vergoeding. U kunt voor elke oninbare factuur een incassobureau inschakelen, maar u kunt ook samenwerking afspreken.
Veel bedrijven kiezen ervoor om een langdurige samenwerking aan te gaan met een incassobureau. Veel incassobureaus bieden de mogelijkheid om het debiteurenbeheer over te nemen. Het incassobureau stuurt vervolgens aanmaningen en zorgt ervoor dat de facturen worden betaald. Voor debiteuren in het buitenland kunt u een internationaal incassobureau inschakelen.
3. Incassobureau uitkiezen
Iedereen in Nederland kan een incassobureau oprichten. U hoeft geen speciale opleiding te hebben gevolgd. Je kunt je dus voorstellen dat niet alle incassobureaus per definitie goed zijn. Wanneer u financiële zaken uitbesteedt, wilt u samenwerken met een betrouwbaar incassobureau. Om deze reden heeft de incassobranche de Nederlandse Vereniging van Incassobedrijven (NVI) opgericht, die bepaalde eisen stelt aan de bij deze vereniging aangesloten instanties. Het NVI heeft een keurmerk dat een zekere mate van zekerheid biedt. Bij een geschil kunt u ook gebruik maken van de geschillenregeling van het NVI. Altijd bij de hand voor alle gevallen.
Kijk in ieder geval op de website van een incassobureau en begrijp hoe het incassobureau werkt. Een incassobureau moet transparant zijn over de werkwijze en de bijbehorende kosten. Vraag naar een referentie of vraag naar de ervaringen van anderen in je netwerk. Zoek online of op social media naar klachten over dit incassobureau.
Plan een intakegesprek met het aspirant incassobureau en zorg ervoor dat uw opdracht precies is wat u wilt en nodig heeft. Ga tijdens het gesprek na of het incassobureau past bij uw wensen en behoeften en die van uw bedrijf en stel vragen:
- Vraag hoe het bureau werkt
- De duur van de buitengerechtelijke incassoprocedure (dit zijn alle werkzaamheden die plaatsvinden zonder tussenkomst van een rechter)
- Hoe het bureau communiceert met de niet-betalende klant en
- Hoe u op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van het incassotraject
Zorg ervoor dat u de structuur van de claim begrijpt. Welke kosten ontstaan er bijvoorbeeld voor uw niet-betalende klant, welke kosten ontstaan er voor u als betaling niet of slechts gedeeltelijk plaatsvindt en hoe hoog zijn uw kosten en die van uw klant als u de openstaande factuur doorstuurt naar het incassobureau en uw klant betaalt nog steeds de openstaande rekening?
